Dein Archiv, das sich selbst sortiert.
Papier rein, durchsuchbares Archiv raus. Schlüsselfertig, mit Hardware vor Ort.
OpitzWorks: Archive ist digitales Dokumentenmanagement für kleine Betriebe – auf bewährter Open-Source-Basis, ergänzt um eine eigene KI-Schicht. Du legst den Stapel in den Scanner und der Belegwust sortiert sich von alleine.
Ein Aktenordner pro Jahr, ein Postfach voller PDFs, eine Schublade für den Rest
Wer einen bestimmten Beleg sucht – die Rechnung vom Heizungsbauer, den Vertrag mit dem Lieferanten, das Schreiben vom Finanzamt – blättert, sucht im Mailprogramm und fragt am Ende doch beim Steuerberater nach.
Das kostet Zeit, und es ist riskant: Aufbewahrungspflichten lassen sich mit Papier kaum sauber einhalten. Es gibt fertige Systeme – aber die sind entweder teuer und auf Konzerne zugeschnitten, laufen als US-Cloud-Abo, oder sind als reines Open-Source-Projekt zwar gut, aber niemand im Betrieb hat Zeit, sie selbst aufzusetzen. Zwischen „Aktenordner" und „Enterprise-DMS" steht für den kleinen Betrieb nichts Bezahlbares, Verständliches und Souveränes.
Was Archive für dich tut
Papier rein, Archiv raus
Stapel in den Scanner, Knopf drücken. Das System erkennt den Text (OCR), und ab dann findest du jedes Dokument per Volltextsuche in Sekunden.
Die KI sortiert für dich
Neue Dokumente werden automatisch verschlagwortet: Absender, Dokumenttyp, Datum, Stichworte. Du musst nichts mehr von Hand benennen und einsortieren.
Deine Daten bleiben im Haus
Das System läuft auf einem kleinen NAS bei dir vor Ort, nicht in einer fremden Cloud. Keine US-Server, keine monatliche Abhängigkeit.
GoBD-sicher beim Steuerberater
Auf Wunsch wandern freigegebene Belege automatisch nach DATEV Unternehmen Online oder Lexware Office – dort revisionssicher archiviert.
Du wählst, wie tief die KI geht
Eigener KI-Schlüssel, unser KI-Server in Deutschland (mit AVV) oder ein lokaler KI-Rechner, bei dem kein Dokument das Haus verlässt.
Frag dein Archiv
„Wann lief der Vertrag mit Lieferant X aus?" – per Dokumenten-Chat fragst du das Archiv, statt selbst zu suchen.
Der Stapel vom Schreibtisch – in zwei Minuten erledigt
Andreas führt einen Sanitärbetrieb mit acht Mitarbeitern. Den Wochenstapel – Eingangsrechnungen, Lieferscheine, ein Behördenbrief – legt er in den Netzwerkscanner und drückt einen Knopf. Beidseitig eingezogen, in zwei Minuten durch.
Am Abend sind alle Dokumente erkannt, verschlagwortet und einsortiert. Die geprüften Eingangsrechnungen hat der Workflow automatisch an DATEV übergeben – sein Steuerberater hat sie schon. Als der nach einer bestimmten Materialrechnung fragt, tippt seine Frau zwei Stichworte in die Suche.
Treffer in fünf Sekunden statt einer halben Stunde im Ordner.
Drei Wege für die KI – du entscheidest
Vom bezahlbaren Einstieg bis zur kompromisslosen Vertraulichkeit
Eigener Schlüssel
Du bringst deinen eigenen KI-Schlüssel mit und zahlst die Nutzung direkt – der günstigste Einstieg.
KI-Server in Deutschland
Verarbeitung auf unserem Server in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Ab 29,90 €/Monat bis 2.000 Belege.
Lokaler KI-Rechner
Ein Mac Mini bei dir vor Ort übernimmt die KI – kein einziges Dokument verlässt das Haus. Für Kanzleien, Praxen und alles Vertrauliche.
Archive im Vergleich
Zwischen Marke Eigenbau und Enterprise-Overhead
| OpitzWorks: Archive | Aktenordner | Paperless (Eigenregie) | ecoDMS | DocuWare | |
|---|---|---|---|---|---|
| Schlüsselfertig inkl. Hardware | Ja | – | Nein (DIY) | Nein | Teilweise |
| Daten im Haus | Ja | Ja | Ja | Ja | Cloud/On-Prem |
| KI-Automatik enthalten | Ja | Nein | Selbst einrichten | Nein | Aufpreis |
| Für 1–20 Personen geeignet | Ja | Ja | Technisch | Ja | Überdimensioniert |
| Persönliche Einrichtung & Betreuung | Ja | – | Nein | Nein | Beratungsintensiv |
| Einstieg | 4.999 € einmalig | 0 € | Software gratis | ~149 €/Lizenz | ab ~30 €/User/Monat |
Archive Grundsystem
- Hardware: NAS + Netzwerkscanner mit Einzug
- Aufbau, Einrichtung und Ablagekonzept
- OCR und Volltextsuche
- GoBD-Workflow zu DATEV / Lexware
- Videokurs für dein Team
- 1. Jahr Fernwartung inklusive
- (KI-Automatik optional, siehe oben)
Fernwartung ab Jahr 2
- Laufende Updates und Pflege
- Fernwartung ohne Anfahrt
- Persönlicher Support
- Alternativ: 49 €/h ohne Vertrag
Das Grundsystem ist einmal bezahlt und gehört dir. Laufende Kosten entstehen nur bei der gewählten KI-Option, der optionalen Fernwartung ab Jahr 2 und dem Strom fürs NAS. Zum Vergleich: Ein Cloud-DMS liegt im Mittelstand schnell bei 30–50 € pro Nutzer und Monat – bei fünf Mitarbeitern 1.800–3.000 € pro Jahr, Jahr für Jahr, mit den Daten beim Anbieter. Wer aufhört, behält bei Archive Hardware, Archiv und Dokumente.
Für das fertige Gerät, die Einrichtung, den Scanner, die KI-Anbindung und dafür, dass es läuft und du nichts administrieren musst. Die Software ist die Grundlage – unser Produkt ist die schlüsselfertige Inbetriebnahme inklusive Hardware und Betreuung. Du zahlst nicht für Code, sondern dafür, dass du den Stapel einlegst und alles wiederfindest.
ecoDMS ist ein gutes Programm, das sagen wir offen. Aber eine Lizenz ist kein laufendes System. Die rund 149 € lohnen sich, wenn du jemanden hast, der die Software einrichtet, mit dem Scanner verbindet, die KI anbindet und bei jedem Update dranbleibt. Wer die Technik selbst beherrscht, ist bei ecoDMS richtig. Wer seine Zeit lieber ins eigene Geschäft steckt, bei uns.
Nichts. Das System basiert auf Open Source und läuft auf deinem Gerät weiter. Deine Dokumente sind normale PDFs, die Datenbank ist exportierbar. Du bist nie von uns abhängig, um an dein eigenes Archiv zu kommen.
Nein. Das Grundsystem mit Scannen, OCR und Volltextsuche funktioniert auch ohne KI. Die KI nimmt dir das manuelle Verschlagworten ab. Du kannst klein anfangen und sie später dazunehmen.
Das Archiv legt Dokumente veränderungssicher ab – die Grundlage für eine GoBD-konforme Aufbewahrung. Für die rechtssichere Archivierung steuerrelevanter Belege richten wir einen Workflow ein, der geprüfte Dokumente automatisch an DATEV Unternehmen Online oder Lexware Office übergibt. Dort sind sie nachweislich GoBD-konform archiviert – Souveränität im Haus, Rechtssicherheit dort, wo sie zählt.
Finde heraus, ob Archive zu dir passt.
In einem kurzen, kostenlosen Gespräch klären wir, wie groß dein Dokumentenaufkommen ist und welcher KI-Weg für dich sinnvoll ist.